Công việc trong ngành xuất nhập khẩu ở Việt Nam 2020

Logistics - Vận tải quốc tế đa phương thức - Quản lỹ chuỗi cung ứng... Có rất nhiều tên gọi cho những công việc chúng ta vẫn làm hàng ngày. Nhưng nhìn chung, Logistics đã từ lâu là một trong những ngành rất hot với các bạn trẻ. Hãy cùng STT Group tìm hiểu chi tiết nhé.

Nếu như những tập đoàn, doanh nghiệp là máy móc, thì logistics giống như dầu máy, thứ làm cho máy móc có thể vận hành một cách trơn tru để đạt hiệu suất cao nhất. Với volume thị trường lên đến ( 40 - 42 tỷ USD/Năm - chỉ tính riêng Việt Nam, xếp thứ 4 tại ASEAN sau Singapore, Malaysia và Thái Lan ), Một công việc mang tính toàn cầu hóa, có mức lương hấp dẫn, cơ hội phát triển lớn... Đó là những lí do khiến cho ngành Logistics luôn hấp dẫn các bạn trẻ.

Nếu lướt xem yêu cầu tuyển dụng Nhân viên XNK trên các website việc làm bạn vẫn thường thấy, nhiều công ty chỉ yêu cầu "Tốt nghiệp các ngành kinh tế" mà không bắt buộc phải có chứng chỉ về Nghiệp vụ XNK. Vậy thực hư chuyện này thế nào ?

Ai đúng ngành ?

Đúng ngành làm XNK là các bạn tốt nghiệp Thương mại Quốc tế, Ngoại thương, Tài chính quốc tế được xem là đúng chuyên ngành nhất và các bạn tốt nghiệp Đại học Hàng Hải Việt Nam, Đại Học Ngoại Thương, Đại học kinh tế Quốc dân khi được đào tạo đầy đủ về những ngành học trên sẽ được đánh giá rất cao. Nếu bạn thuộc nhóm đúng chuyên ngành xuất nhập khẩu thì rõ ràng lợi thế khi đi xin việc là rất lớn, tuy nhiên quan trọng vẫn phải chứng minh được khả năng làm việc của mình dựa trên những kiến thức đã được học. Bạn nên chú ý rèn luyện các kỹ năng cần thiết như Tiếng Anh - Chắc chắn rồi vì đây là một ngành mang tính toàn cầu hóa vô cùng cao, Khả năng sử dụng bộ công cụ Office ( Outlook, Word, Excel, Power Point ), Khả năng giao tiếp, đàm phán trong công việc.

Ai trái ngành ?

Trái ngành làm XNK là các bạn tốt nghiệp Kế toán, Quản trị kinh doanh, Marketing, Đầu tư, Ngoại ngữ, Thống kê... Trong đó các bạn học Tiếng Anh, Tiếng Trung, Tiếng Nhật có nhiều lợi thế hơn bởi sử dụng thành thạo ngoại ngữ là một trong những điều kiện quan trọng để làm XNK.
Nếu bạn thuộc nhóm trái ngành làm XNK thì bạn cần nâng cao trình độ ngoại ngữ song song với việc tự học tập để có thêm kiến thức chuyên ngành và kỹ năng làm việc. Với niềm yêu thích công việc và sự tìm tòi học hỏi để trở thành 1 nhân viên XNK, bạn sẽ được lòng các nhà tuyển dụng.

Nếu trái ngành, học thế nào để sớm có thể đi làm ?

Bí mật ở chỗ mỗi vị trí công việc cụ thể lại cần đến những mảng kiến thức khác nhau, do vậy DN chỉ cần bạn đáp ứng được đúng nhu cầu công việc. Nếu học trái ngành nhưng vẫn muốn làm XNK bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây để có bước tiếp cận nhanh nhất với kiến thức chuyên môn và bắt đầu sớm nhất công việc của mình:

Xem xét mức độ khả thi khi chuyển sang làm XNK

Đối với các bạn học trái ngành, trước tiên bạn cần đọc những yêu cầu tuyển dụng và xem khả năng của mình có thể đáp ứng đến đâu. Từ đó bạn sẽ có được một cái nhìn trực quan những gì mình còn thiếu sót để định hướng bổ sung.

Tự học có chọn lọc các nghiệp vụ cần thiết trước

Sau khi quyết định sẽ theo công việc này, hãy chọn lọc những nguồn thông tin để học hỏi, tích lũy kiến thức. Tùy từng bộ phận, vị trí bạn sẽ phải nắm được những nghiệp vụ khác nhau. Điều quan trọng là cần tìm được những nguồn thông tin có chọn lọc, uy tín.

Vừa học vừa xin việc.

Hãy cứ ứng tuyển vào những công ty thuộc ngành Logistics cùng lúc tích lũy kiến thức, vì sao ư? Đơn giản thôi thực nghiệm vẫn luôn hơn lý thuyết. Hãy bơi với nó, để biết được những khó khăn, những thử thách và cơ hội mà nó mang lại. Nếu đã xin được việc, hãy vừa học vừa làm, đừng dừng lại việc phát triển bản thân. Gía trị bản thân bạn càng lớn thì cơ hội công việc của bạn càng nhiều.

CÁC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TRONG NGÀNH XUẤT NHẬP KHẨU

Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu và Logistics ( Sales Staff )

Bản thân tên gọi đã nói lên nhiệm vụ chính của bộ phận này: Đây chính là “bộ phận bán hàng” và sản phẩm được mang ra bán là “dịch vụ vận chuyển”.Có thể nói đây là công việc có yêu cầu cao nhất trong các vị trí làm việc tại Doanh nghiệp mảng XNK/Logistics. Có thể bạn sẽ được giao Sale mảng xuất khẩu, Sale mảng nhập khẩu, hoặc all service.

Bộ phận Sales hay các nhân viên Sales có đặc thù là luôn tiếp xúc với khách hàng, luôn phải biết cách làm thể nào để tiếp cận và thúc đẩy hành vi mua hàng nhiều nhất. Bộ phận Sales không chỉ tạo nên doanh thu cho doanh nghiệp mà còn cả uy tín cũng như thương hiệu trong mắt khách hàng.

Công việc cụ thể :
– Tìm kiếm khách hàng trong lĩnh vực: OCE, Air, vận tải nội địa, xuất nhập khẩu.
– Tiếp cận và tư vấn trực tiếp cho khách hàng: Chào giá, lên dự thảo hợp đồng, lập thủ tục ký kết hợp đồng.
– Phát triển và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác…
– Trực tiếp giới thiệu các dịch vụ của Công ty với khách hàng.
– Chăm sóc khách hàng hiện tại, tìm kiếm và phát triển khách hàng mới.
– Giao dịch với khách hàng theo phân công, trả lời các câu hỏi hàng ngày của khách hàng thông qua email, điện thoại.

Kiến thức, kỹ năng cần có:
– Kiến thức cơ bản về bán hàng (sales), hàng hải…
– Kỹ năng: xử lý tình huống, giao tiếp tốt, kiên nhẫn và tinh tế

Nhân viên chứng từ ( Document Staff )

Nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu là một lựa chọn phù hợp với hầu hết các bạn muốn tham gia vào Logistics vì yêu cầu đơn giản về ngoại ngữ cũng như trình độ chuyên môn.

Bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, xuất được chở trên tàu. Bộ phận này có trách nhiệm là phải đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất – nhập trên tàu trước khi thông quan, đảm bảo việc giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình, thủ tục pháp lý.

Công việc cụ thể
– Soạn thảo, đàm phán các điều kiện, điều khoản của hợp đồng xuất nhập khẩu.
– Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ nhập khẩu trước khi thanh toán.
– Theo dõi, cập nhật hành trình các lô hàng nhập khẩu (ngày đi, ngày về, lưu cont, lưu bãi).
– Chuẩn bị bộ hồ sơ thông quan nhập khẩu, lên tờ khai thông quan nhập khẩu hàng hóa về nội địa.
– Kiểm tra tính chính xác của bộ hồ sơ nhập khẩu đối với các hàng hóa được đưa về kho ngoại quan, phối hợp với kho ngoại quan đưa hàng về kho.
– Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng, dỡ hàng tại Cảng, cửa khẩu.
– Chuẩn bị bộ chứng từ xuất hàng theo yêu cầu.
– Tìm hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa khi được yêu cầu.
– Lưu trữ hồ sơ, chứng từ.
– Các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

Kiến thức, kỹ năng cần có
– Kiến thức chuyên môn liên quan đến thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, chạy lệnh
– Kỹ năng: ngoại ngữ tốt, thành thạo tin học văn phòng, giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt, tỉ mỉ và có trách nhiệm

Nhân viên thu mua ( Purchasing Staff )

Nghề thu mua là một nghề có tính học hỏi rất cao và bạn phải cập nhập giá cả cũng như thông tin về các nguyên vật liệu mới liên tục.

Nhìn chung, một chuyên viên thu mua phải đảm bảo rằng, các nguyên vật liệu và dịch vụ phục vụ cho việc sản xuất của công ty được mua từ các nhà cung cấp uy tín. Điểm mấu chốt của chuyên viên thu mua là họ phải tìm được giá trị tối đa cho công ty thông qua việc thỏa thuận thời gian và chi phí với nhà cung cấp.

Công việc cụ thể:
– Liên hệ với hãng tàu đặt booking vận chuyển hàng về cảng.
– Thực hiện việc thanh toán quốc tế (mở LC, chuyển tiền TT…) cho người thụ hưởng nước ngoài.
– Chuẩn bị, kiểm tra hồ sơ thông quan hàng hóa nhập khẩu invoice, packinglist, CO, CQ…) / hồ sơ tham vấn và đi tham vấn trực tiếp với Hải quan.
– Theo dõi tiến độ đơn hàng từ lúc giao dịch đến lúc nhận hàng.
– Tiếp nhận, phản hồi những thông tin khiếu nại về sản phẩm đối với nhà cung cấp
– Cập nhật báo cáo tồn kho hàng ngày cho Ban Giám đốc, phòng Kinh doanh và khách hàng

Nhân viên thanh toán quốc tế

Nhiệm vụ của vị trí này là hỗ trợ khách hàng thực hiện các nghiệp vụ thanh toán quốc tế như: mở L/C, chuyển T/T, D/P, kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ,…. Tất nhiên vị trí này bạn phải hiểu biết về mảng xuất nhập khẩu, logisitcs để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu làm việc tốt hơn.

Vị trí nhân viên thanh toán quốc tế đòi hỏi bạn phải giỏi tiếng Anh, hiểu biết các tiêu chuẩn như UCP 600, các nguyên tắc quốc tế khác. Nhìn chung làm việc với chứng từ nhiều và đòi hỏi sự kỹ tính.

Công việc cụ thể
– Lập báo cáo công nợ gửi khách hàng.
– Kiểm tra và theo dõi chi tiết công nợ.
– Làm hồ sơ thanh toán với khách hàng
– Đối chiếu, soát xét dữ liệu, chứng từ về chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
– Lập báo cáo công nợ gửi khách hàng trong nước và nước ngoài.
– Kiểm tra và theo dõi chi tiết công nợ.
– Làm hồ sơ thanh toán quốc tế.
– Đối chiếu, soát xét dữ liệu, chứng từ về doanh thu và chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh của Công ty.
– Kiểm tra, theo dõi hóa đơn đầu vào, kê khai Thuế GTGT
– Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan vào phần mềm kế toán.
Kiến thức, kỹ năng cần có
– Chuyên môn về các ngành liên quan như tài chính, ngân hàng, kế toán, kinh tế, nghiệp vụ ngoại thương…
– Kỹ năng: thành thạo ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh), chịu được áp lực cao, có trách nhiệm, kỷ luật, thành thạo tin học văn phòng…

Nhân viên hiện trường ( Operation Staff )

Nhân viên hiện trường là một lựa chọn thích hợp cho những bạn sinh viên mới tốt nghiệp vì yêu cầu đơn giản về ngoại ngữ cũng như trình độ chuyên môn.
Đây là những người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển để làm các thủ tục thông quan và nhận hàng từ các công ty vận tải. Nhân viên hiện trường thường làm việc nhiều nhất cho các công ty Forwarder và các công ty dịch vụ khai báo Hải quan. Vì là vị trí thường xuyên ra ngoài nên thích hợp nam giới hơn là nữ.

Các công việc cụ thể:
– Làm thủ tục thông quan, kiểm hóa hang hóa tại các Chi cục hải quan
– Làm việc tại các cảng, bãi: chọn vỏ container…
– Phối hợp giữa hoạt động của các nhân viên tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu và hải quan cửa khẩu.
– Giao dịch với khách hàng trong suốt quá trình cung ứng dịch vụ
– Hiểu về hàng hóa và chứng từ trước khi đi ra cửa khẩu
– Tuân thủ hướng dẫn nghiệp vụ của công ty.
– Thực hiện giao nhận hàng hóa xuất-nhập khẩu.
– Chi tiết công việc sẽ được trao đổi tại buổi phỏng vấn.

Kiến thức, kỹ năng cần có:
– Kiến thức cơ bản về thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa, chạy lệnh, có kinh nghiệm trong việc thông quan hàng hóa
– Kỹ năng: giao tiếp tiếng Anh tốt, khả năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt, làm việc nhóm cũng như độc lập tốt, biết cách quản lý thời gian, công việc khoa học…

Nhân viên giao/nhận vận tải (Forwarder)

Nhân viên giao nhận là người chịu trách nhiệm tất cả các khâu trong việc chuyển thư từ, kiện hàng hay hàng hóa.
Nhân viên giao nhận là người tổ chức các chuyến hàng tùy theo kế hoạch đề ra bởi cấp trên, đảm bảo việc bốc hàng lên phương tiện và lựa chọn lộ trình phù hợp nhất nhằm tuân thủ thời hạn giao hàng.

Các công việc cụ thể:

– Lấy chứng từ, D/O từ khách hàng, hãng tàu, các công ty Logistics.
– Sau khi nhân viên khai báo hải quan truyền tờ khai thành công sẽ tiếp nhận hồ sơ để tiếp tục hoàn thành thủ tục đăng ký/khai báo ở Cảng/sân bay/ICD
– Làm thủ tục kiểm dịch thực vật, động vật, giám định, kiểm tra chất lượng, y tế tùy theo yêu cầu của từng lô hàng
– Làm các thủ tục giao nhận hàng hóa/container với nhà vận chuyển tại cảng. Theo dõi việc thực hiện của các nhà vận chuyển với lô hàng đã giao
– Các công việc khác khi có yêu cầu

Nhân viên kho bãi, cung ứng ( Wareshousing Staff )

Quản lý kho hàng là một trong những khâu không thể thiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
Sản phẩm được lấy ra từ đâu, lấy bao nhiêu, kho hàng xa trung tâm thì phân phối như thế nào, vận chuyển hàng hóa ra sao…Tất cả không thể diễn ra một cách tự phát mà cần có một nhân viên vận hành kho với những kỹ năng, kiến thức và sự phân tích sắc bén để thực hiện công việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

Nhân viên cảng ( Port Operation Staff )

Nhân viên cảng sẽ là người chịu trách nhiệm điều phối các container lên tàu hoặc từ tàu xuống cảng.

Nhân viên chăm sóc khách hàng ( Customer Service Staff )

Chăm sóc khách hàng đã trở thành một trong những yếu tố sống còn của các công ty và đòi hỏi rất nhiều đầu tư về công sức cũng như tiền bạc.
Đặc biệt hơn những ngành khác, nhân viên dịch vụ khách hàng trong ngành Logistics không chỉ đơn thuần là người tư vấn, cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho khách hàng mà nó còn đòi hỏi bạn phải liên tục nắm bắt thông tin về tình trạng hàng hóa trong thời gian vận chuyển để cập nhập liên tục cho khách hàng.

Nhân viên hải quan

Được biết đến như một nghề có thu nhập “hot” nhất mọi thời đại, nhân viên hải quan luôn là công việc thu hút sự chú ý của rất nhiều bạn trẻ.

Năng lực chuyên môn của người nhân viên hải quan đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa xuất, nhập khẩu và sự luân chuyển hàng hóa giúp cảng không bị ùn ứ.